För att ta vara på sina medlemmars intresse enligt föreningens stadgar behöver föreningen hantera uppgifter om sina medlemmar. Denna policy beskriver hur detta sker.

Som medlem i Folkdansens Vänner Helsingborg anses du acceptera denna policy.

Ansvar

Föreningens medlemsregister hanteras av klubbens kassör. Föreningens ordförande har det yttersta ansvaret för att uppgifterna hanteras enligt denna policy.

Föreningens styrelse har rätt att besluta om att dela med sig av uppgifter ur medlemsregistret till andra medlemmar i föreningen. Sådant beslut skall dokumenteras med datum, vem som fått ta del av uppgifter samt syfte med hanteringen. När syftet är uppfyllt ska eventuella kopior av uppgifterna raderas utan dröjsmål.

Frågor, rättelser eller begäran om att bli raderad ur föreningens register skall i första hand riktas till föreningens kassör och i andra hand till föreningens ordförande.

Vid varje årsskifte skall medlemsansvarig rensa bort uppgifter om de medlemmar som inte betalat medlemsavgift för det gångna året. Texter, bilder och videos som inte är del av medlemsregistret raderas endast på begäran och i den mån det låter sig göras utan att åsidosätta andra medlemmars rättigheter. Exempel på detta kan vara, men inte begränsat till, dokumentation av föreningens verksamhet och evenemang.

Varje medlem ansvarar själv för att uppgifterna i medlemsregistret är korrekta.

Uppgifter som behandlas

När man väljer att bli medlem i föreningen kommer följande uppgifter att efterfrågas.

• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnr
• Födelsedatum

Av dessa uppgifter är det bara medlemmens namn som är tvingande att ange.

Utöver detta kan föreningen samla in text, bilder och video som en del av att dokumentera olika evenemang som föreningen deltar i.

Ändamål

Föreningen behöver ovan nämnda uppgifter för att kunna dela med sig av föreningens aktiviteter, kalla till medlemsmöten samt uppvakta medlemmar på viktiga bemärkelsedagar.

Mottagare som tar del av uppgifter

Enligt föreningens stadgar förbinder sig föreningen till att alla aktiva medlemmar även ska vara medlemmar i Folkdansringen. För att kunna uppfylla detta behöver vi dela med oss av Namn och Adress till Folkdansringen.

En av föreningens inkomstkällor är att ordna evenemang tillsammans med samarbetspartner, tex Midsommarfirandet på Fredriksdals Friluftsteater. Som en del i detta låter föreningen våra samarbetspartner dokumentera evenemanget i text, bild och video. Detta material kan sedan komma att användas i artiklar, marknadsföring osv.